چگونگی مصاحبه برای استخدام متخصصین مورد نیاز

ترجمه و اقتباس : مهندس سیدمجتبی طباطبایی

   امروزه در صنعت پُر رقابت ساختمــان، توانایی استخـدام متخصصین مطلـوب از عوامل تعیین کنندة موفقیت یا عدم توفیق یک شرکت ساختمــانی یا تأسیســاتی است. در فرآیند گزینش افراد، "مصاحبه" مهم‌ترین عامل احراز شایستگی متقاضیان استخدام و رسیدن به شخص ایده‌آل برای یک شغـل خاص است. اما حسن دیگـر مصــاحبه این است که استخـدام‌کننده می‌تواند خصـوصیات شغل مـورد نظر و اهداف شرکت را نیز در حین گفتگـو به متقاضی استخدام بگوید.
  معمولاً مصاحبه‌ها به صورت تک به تک بین مصاحبه‌گر و متقاضی استخدام صورت می‌گیرند. اما گاهی از مصاحبه‌های جمعی نیز برای استخـدام استفـاده می‌شود؛ یک شکلش این است که متقـاضی استخـدام در برابر چند مصـاحبه‌گر قرار می‌گیـرد و لذا این امکان به وجود می‌آید که هر یک از مصاحبه‌کنندگان پاسخهای متقاضی را جداگانه و بر اساس استنبـاط خود مورد ارزیابی قرار دهند.
  نوع دیگر مصــاحبة جمعی این است که دو یا چند متقـاضی توسط دو یا چند مصاحبه‌گر مورد مصاحبه قرار می‌گیرند. این امــر از اتــلاف وقـت بویــژه در مـورد مدیران اجرایی جلــوگیری نموده و همچنین این امکان را ایجاد می‌کند که پاسخهای متقاضیان به سؤالات مطروحه بلافاصله مورد مقایسه قرار گیرند.
  محــورها و نحوة مصـاحبه بستگی به نقطه نظرات و ایده‌آلهای استخدام کننده و مقتضیات شرکت دارد.

  ◙ پنج روش اصلی مصاحبه
  مصاحبـه‌ها ممکن است به یکی از این پنج شکل صورت گیرند:
 - بدون روال و چهارچوب مشخص
 - با روال و چهارچوب مشخص
 - تلفیقی از با و بدون روال و چهارچوب مشخص
 - با طرح مسئله
 - با تحت فشار قرار دادن متقاضی                                                                                         
  1.  مصاحبه بدون روال و چهارچوب مشخص
      در این شیوة مصـاحبه می‌تـوان در حین مصـاحبه با متقاضی، سؤالات جدیدی را از دل گفتگو بیرون کشیـد. از آنجا که در این روش سـؤالات غیــر متــرقبــه‌ای مطـرح می‌شـوند، اطمینان بیشتــری به صحت پاسخهـا وجـــــود دارد. چراکه در صـورت طــرح پرسشهای ثابــت، همیشــه این گمـان می‌رود که متقــاضیان از موضـوع سؤالات آگــــاه بـــوده و پاسخهـا را از قبـل آمـاده کـرده باشند. این روش البتـه این اشکـال را هم دارد که ممکن است موجب اتلاف وقت شده و برخی از تواناییهـای متقـاضی را از نظر پنهان کند.
  2. مصــاحبه با روال و چهــارچوب مشخص
      در این روش، سؤالات کـاملاً معین بوده و از قبـل در چهـارچوب خاصی طرح می‌شوند. این به مصاحبه‌گر امکان می‌دهد که تواناییهــا و ضعفهــای متقــاضی را در زمینه‌های مورد نظر آشکار سـازد. اما مانع دنبال کردن پاسخهای جالب توجه و غیرمعمول از طریق طرح سؤالات مکمل می‌شود. این شیوة مصـاحبه ممکن است خشک به نظر رسیده و متقاضیـانی را که به مصاحبه‌های انعطاف‌پذیر عادت دارند، بی‌میل سازد.
  3. مصاحبه به روش تلفیقی
      این شیوة مصاحبه بیش از سایر روشهـا مــورد استفــاده قرار می‌گیـرد. در این روش که تلفیقی از دو روش مصاحبة با و بدون روال و چهــارچوب مشخـص است، مصاحبه‌کننده یک طرح و برنامة از پیش تعیین شده را تعقیب می‌کنـد. اما در برخی از جزئیات مهم که ضمـن گفتگـو پیش می‌آید از قید برنامه خارج شده و بر حسب اقتضا سؤالاتی را مطرح می‌سازد.
  4. مصاحبه همراه با طرح مسئله در این روش، مصـاحبه‌گر یک یا چند مسئله را مطرح می‌کند که متقـاضی باید در حین گفتگــو راه حلی برای آن ارائـه دهد و بعد پاسخ و چگونگی حل مسئلـه با هم مــورد ارزیابی قـرار می‌گیــرند. با وجودی که مصـاحبه در حـوزة خاصی محـدود می‌شـود، اما این حسـن را دارد که توانایی متقـاضی را در حل مسائل در موقعیتهای مختلف آشکار می‌سازد.
  5. مصــاحبه با تحت فشار قرار دادن متقاضی
      در ایــن روش که معمــولاً برای گزینش متصـدیان حساسی مثل مدیر پـروژه، به کــار می‌رود، با تحــت فشـار قـرار دادن متقـاضی، توانایی او در چــالـش با موقعیتهای دشوار مورد ارزیابی قرار می‌گیــرد. یــک سری سـؤالات سخــت، پشت سـر هم و بدون اینکـه فرصت نفس تازه کــردن به متقاضی داده شود، مطرح می‌گردند و از او پاسخ سریع می‌خـواهند. البتـه این شیــوه چنــدان دوستانه نیست و حتی شـاید بی‌رحمـانه به نظر آید و از آنجــا که استـرس فقــط یکی از جنبـه‌های هر شغـل است، باید از ســایر روشهــای مصاحبه نیز همراه آن استفاده شود.


  6.  ◙ ساختار مصاحبه
      برای مصاحبه می‌توان پنج مرحله قائل  شد که ساختــار آن را تشکیـل می‌دهند
    و هر یک از این مراحل منظــور و هدف خاص خـود را دارند. این پنـج مرحلــه عبارتند از :
     - آماده‌سازی
     - افتتاح مصاحبه
     - تبادل اطلاعات
     - اختتام مصاحبه
     - ارزیابی
      ● آماده‌سازی   
      مصاحبه‌گـر باید از قبـل خــود را بـرای این کار آمــاده کـرده و سـؤالات مشخصی را طـرح نموده باشد. از روی پاســخ ایـن سـؤالات است کــه شخص‌‌ایده‌آل انتخاب می‌شــود، پــس این مرحلــه بسیــار مهم است. همچنیـن مصـاحبه‌گـر باید قـادر به توضیح مسئولیتها و وظایف متصـدی شغل مورد نظر، ضوابط اجرایی، میــزان دستمزد، مزایا و سایر اطـلاعات مرتبط با آن شغل باشد.
    ● افتتاح مصاحبه   
      در شروع گفتگو، مصاحبه‌گر و متقاضی با هم آشنا شده و اضطراب و ترس متقاضی کمتر می‌شـود. البتـه مصاحبه‌گر می‌تواند به متقـاضی کمی فرصت دهد تا تشویش او از بین رفتـه و آرامش پیـدا کند. بدین ترتیب پاسخهایی که می‌دهد از شخصیت و نهاد واقعی او نشأت می‌گیرد. چیزهای ساده‌ای مثـل دست دادن و احوالپـرسی، تعـارف کردن یک فنجان چای یا قهـوه، معـرفی خــود مصـاحبه‌گر و باز کردن سر صحبت با موضوعــات معمـولی و غیررسمــی، جملگـی در آرامـش دادن به متقاضی بسیار کمـک می‌کنند. توضیح دادن نحوه مصاحبه و مراحلی که متقاضی از لحظاتی بعد با آنها مواجه خواهد شد از اضطراب او می‌کاهد.
      ● تبادل اطلاعات   
      مصاحبه‌گر باید در مدت زمان محدود گفتگــو به میزان مطلوبیت متقاضی برای شغل مـورد نظر پی ببــرد و این مهم نیز اصـولاً با طرح سؤالات مختلف حاصل می‌آید. البتـه متقــاضی هم ممکن است پرسشهــایی برای روشن شــدن برخی مســائل داشته باشد که مصـاحبه‌گر باید جواب دهد.
    ● اختتام مصاحبه   
      پس از اینکه تمـام سؤالات لازم برای شنــاخت خصــوصیات متقـاضی از او پرسیده شد، وقت پایـان دادن به مصاحبه است. در اینجا، مصاحبه‌گـر و متقاضی هر دو این فــرصــت را دارند که به برخـی از اهدافشان دست یابند. متقــاضـی می‌تـواند از طــرز تفکر حاکم بر شرکـت استـخدام کننـده و چگـونگـی سازماندهی آن آگاهی یابـد. و مصــاحبه‌گر نیــز این فـرصــت را می‌یابد که آخـرین ارزیـابی خـود را در مورد متقاضی به عمل آورد.
      در این مرحله متقــاضی می‌خــواهد بدانـد چه مـوقع دربارة او تصمیـم‌گیری شده و چگونه با او تمـاس گرفتـه خواهـد شد، که البتـه بهتر است مصاحبه‌گر به او بگـوید. اما باید دقت کـرد که چیزی به متقاضی گفته نشـود که اشتبـاهاً استنباط کند استخدام شده است!

     ● ارزیابی   
      بلافاصله پس از انجام گفتگو، مصاحبه‌گر بایــد پاسخهـای متقـاضی و برداشـت کلی خود را از او یادداشت کنـد. البته در این مورد استفاده از یک چک لیست مفید است.